Si eres empresario, tienes una sociedad y te dedicas a la gestión empresarial, sabrás que el año fiscal no termina el último día del calendario. El verdadero cierre se materializa con el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Este proceso es una obligación legal importante que hace pública la salud financiera de la empresa.
En este contexto surgen dos preguntas clave: ¿cuáles son las cuentas anuales? y ¿cómo funciona su presentación ante el Registro Mercantil?
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son mucho más que un simple conjunto de documentos contables: actúan como la radiografía financiera de la empresa al cierre de cada ejercicio económico. Muestran el estado financiero y patrimonial de la compañía y aportan información esencial sobre su capacidad para generar recursos durante el periodo analizado.
Las empresas deben elaborarlas al cierre del ejercicio con el objetivo de reflejar la situación financiera y los resultados obtenidos. En ellas se incluyen:
- El balance de situación
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- El estado de cambios en el patrimonio neto
- El estado de flujos de efectivo
- La memoria
¿Cuáles son las cuentas anuales?
A nivel práctico, las cuentas anuales se desglosan en los siguientes documentos:
Balance de situación
Este documento muestra la realidad financiera de la empresa en un momento concreto, detallando:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio neto
Los activos y pasivos se clasifican en corrientes y no corrientes, lo que permite obtener una visión clara de los recursos y obligaciones tanto a corto como a largo plazo.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Recoge los ingresos, gastos y el resultado del ejercicio, que puede ser beneficio o pérdida.
Permite ver cómo se ha generado el resultado:
- Operativo
- Financiero
- Extraordinario
Y ofrece una visión del rendimiento operativo de la empresa.
Estado de cambios en el patrimonio neto
Detalla las variaciones en el patrimonio a lo largo del ejercicio, incluyendo:
- Emisiones y amortizaciones de capital
- Distribución de dividendos
- Movimientos en reservas
Ayuda a entender cómo han cambiado los fondos propios de la empresa.
Estado de flujos de efectivo
Es esencial para comprender la evolución de la tesorería durante el ejercicio.
Se divide en:
- Flujos de explotación
- Flujos de inversión
- Flujos de financiación
Aporta una visión clara de la capacidad de la empresa para generar caja.
Memoria
La memoria complementa y amplía la información del resto de documentos.
Incluye, entre otros:
- Políticas contables aplicadas
- Criterios de valoración
- Desgloses adicionales de determinadas partidas
- Información sobre el contexto económico y los riesgos que ha afrontado la empresa durante el período
¿Por qué son importantes las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son fundamentales para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de transparencia en los negocios. Al depositarse en el Registro Mercantil, pasan a estar disponibles para cualquier persona que desee consultarlas, lo que aporta visibilidad y confianza.
De este modo, quedan a disposición de:
- Empresas o personas que vayan a relacionarse con la compañía
- Un inversor que quiera reforzar la empresa
- Un banco al que se le solicite financiación
- Un proveedor o partner antes de cerrar una alianza
- Un gran cliente que quiera comprobar si es una empresa sólida
Por eso muchas empresas delegan esta parte en una asesoría fiscal y contable especializada que se encargue de las cuentas anuales y de toda la parte normativa.
¿Quién está obligado al depósito de cuentas anuales?
Están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil:
- Todas las sociedades mercantiles, incluyendo:
- Sociedades Limitadas (S.L.)
- Sociedades Anónimas (S.A.)
- Sociedades comanditarias por acciones (S. Com. por A.)
Además, esta obligación se extiende a empresas extranjeras que operen en España y estén registradas. Si quieres profundizar en la parte tributaria, también te puede interesar nuestro artículo sobre el Impuesto de Sociedades: cuándo, quién y cuánto se paga
¿Cómo hacer el depósito de cuentas anuales?
Antes de realizar el depósito, la empresa debe cerrar su ejercicio contable, que normalmente finaliza el 31 de diciembre.
Después, se siguen estos pasos:
1. Preparar los documentos contables
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
- Memoria
2. Aprobación por la Junta General
Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General de Accionistas. Sin esta aprobación, no pueden ser depositadas.
3. Plazo de la Junta
La ley establece que la Junta debe reunirse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
Si el ejercicio termina el 31 de diciembre, las cuentas se pueden aprobar hasta final de junio.
4. Certificación de las cuentas
Es necesaria una certificación del acuerdo de la Junta, en la que conste la aprobación de las cuentas.
Esta certificación debe estar firmada por el administrador o administradores de la sociedad; lo habitual es firmarla en la propia Junta.
5. Formulario del Registro Mercantil
Para el depósito hay que cumplimentar el formulario oficial del Registro Mercantil, que varía según el tipo de sociedad.
Este formulario acompaña a las cuentas anuales e incluye datos adicionales sobre la empresa y su administración.
6. Presentación telemática obligatoria
El depósito de las cuentas debe realizarse de forma electrónica, utilizando los medios habilitados por el Registro Mercantil.
Es obligatorio hacerlo telemáticamente, mediante certificado digital de la empresa o de su representante legal.
7. Subsanación de errores
Si el Registro Mercantil detecta errores o inconsistencias, notificará a la empresa para que subsane los fallos en un plazo determinado.
¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
Estas son las fechas clave (cuando el ejercicio coincide con el año natural):
- Hasta el 31 de marzo: elaboración de las cuentas anuales.
- Hasta el 30 de abril: legalización de los libros contables.
- Hasta el 30 de junio: presentación de las cuentas anuales a la Junta General.
- Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil (un mes después de la aprobación por la Junta).
Documentación a presentar en el Registro Mercantil
La documentación habitual que se exige en el Registro Mercantil incluye:
- Las cuentas anuales completas
- El certificado del acuerdo de la Junta General
- El informe de gestión y de auditoría (cuando sea obligatorio)
- Declaración de información no financiera, en los casos en que la empresa esté obligada a presentarla (normalmente grandes empresas, y recoge información medioambiental, social y de gestión de personal)
- Declaración de identificación del titular o titulares reales